Ratgeber · aktualisiert am 07.10.2026

Technische Dokumentation nach Maschinenrichtlinie - Pflichten

Die technische Dokumentation nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 umfasst drei Pflichtbestandteile: die technischen Unterlagen nach Anhang IV, die Betriebsanleitung mit den Informationen nach Anhang III sowie die EU-Konformitätserklärung. Die technischen Unterlagen und die Konformitätserklärung muss der Hersteller nach dem Inverkehrbringen in der Regel mindestens zehn Jahre für die Marktüberwachungsbehörden bereithalten, während Betriebsanleitung und Konformitätserklärung der Maschine beiliegen. Die Verordnung gilt ab dem 20. Januar 2027 und löst die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab; die Betriebsanleitung darf dann erstmals auch digital bereitgestellt werden.

Welche Dokumente die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 verlangt

Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 ist am 19. Juli 2023 in Kraft getreten und gilt nach einer Übergangsfrist ab dem 20. Januar 2027. Ab diesem Stichtag löst sie die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab und wird als EU-Verordnung unmittelbar in allen Mitgliedstaaten wirksam, ohne dass eine nationale Umsetzung erforderlich ist. Für das Inverkehrbringen einer Maschine verlangt sie eine vollständige technische Dokumentation, deren Bestandteile die Verordnung konkret benennt.

Im Kern fordert die Verordnung drei Gruppen von Dokumenten. Erstens die technischen Unterlagen nach Anhang IV Teil A, mit denen der Hersteller nachweist, dass die Maschine die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen erfüllt. Zweitens die Betriebsanleitung und die Informationen nach Anhang III, die dem Produkt beizufügen sind. Drittens die EU-Konformitätserklärung, mit der der Hersteller die Übereinstimmung mit der Verordnung rechtsverbindlich erklärt.

Diese Dokumente erfüllen unterschiedliche Zwecke und richten sich an unterschiedliche Adressaten: Die technischen Unterlagen dienen vor allem der Marktüberwachung und bleiben beim Hersteller, während Betriebsanleitung und Konformitätserklärung mit der Maschine ausgeliefert werden. Für sogenannte unvollständige Maschinen gelten abweichende Vorgaben mit Einbauerklärung und Montageanleitung. Welche Anforderungen im Einzelfall gelten, hängt von der Maschinenart und dem gewählten Konformitätsbewertungsverfahren ab.

Gilt ab 20. Januar 2027 und löst die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab
Als EU-Verordnung unmittelbar in allen Mitgliedstaaten wirksam
Drei Dokumentgruppen: technische Unterlagen (Anhang IV), Betriebsanleitung (Anhang III), EU-Konformitätserklärung
Technische Unterlagen bleiben beim Hersteller, Betriebsanleitung und Erklärung liegen der Maschine bei
Für unvollständige Maschinen gelten Einbauerklärung und Montageanleitung

Quellen: Verordnung (EU) 2023/1230 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Juni 2023 über Maschinen (ABl. L 165 vom 29.6.2023), amtliche deutsche Fassung auf EUR-Lex: regelt das Inverkehrbringen von Maschinen, löst die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab und gilt ab dem 20. Januar 2027; enthält die Herstellerpflichten, die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen (Anhang III) und die technischen Unterlagen (Anhang IV) samt zehnjähriger Aufbewahrungspflicht , IHK Regensburg für Oberpfalz/Kelheim - Die neue EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230: erläutert den Geltungsbeginn am 20. Januar 2027, die Ablösung der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, die zehnjährige Aufbewahrung der technischen Unterlagen und der EU-Konformitätserklärung sowie die erstmals zulässige digitale Betriebsanleitung

Was in die technischen Unterlagen nach Anhang IV gehört

Die technischen Unterlagen nach Anhang IV Teil A sind das zentrale Nachweisdokument und werden vor dem Inverkehrbringen erstellt. Sie müssen belegen, mit welchen Mitteln der Hersteller die Übereinstimmung der Maschine mit den geltenden grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen aus Anhang III sicherstellt. In der neuen Verordnung finden sich diese Unterlagen in Anhang IV; unter der alten Maschinenrichtlinie waren sie in Anhang VII geregelt.

Zu den geforderten Bestandteilen zählen unter anderem eine vollständige Beschreibung der Maschine und ihrer bestimmungsgemäßen Verwendung, die Dokumentation der Risikobeurteilung mit den getroffenen Schutzmaßnahmen und verbleibenden Restrisiken, Konstruktions- und Fertigungszeichnungen samt Schaltplänen sowie die zum Verständnis nötigen Beschreibungen. Hinzu kommen die angewandten harmonisierten Normen oder sonstigen technischen Spezifikationen, Berichte über Berechnungen und Prüfungen, eine Beschreibung der Maßnahmen zur Serienkonformität und eine Kopie der Betriebsanleitung.

Je nach Maschine können weitere Nachweise hinzukommen, etwa EU-Konformitätserklärungen eingebauter Produkte, bei sicherheitsrelevanter Software auf Verlangen der Behörde der Quellcode oder die Programmierlogik sowie Angaben zu autonomen oder sensorgestützten Funktionen. Die technischen Unterlagen müssen nicht ausgeliefert werden, sondern den Marktüberwachungsbehörden auf begründetes Verlangen zur Verfügung stehen. Fehlen sie oder sind sie unvollständig, kann dies die Vermutung der Konformität gefährden.

Anhang IV Teil A regelt die technischen Unterlagen (früher Anhang VII der 2006/42/EG)
Vollständige Maschinenbeschreibung, bestimmungsgemäße Verwendung und Risikobeurteilung
Konstruktionszeichnungen, Schaltpläne, angewandte Normen und Prüfberichte
Kopie der Betriebsanleitung und Nachweise zur Serienkonformität
Auf begründetes Verlangen für die Marktüberwachungsbehörden bereitzuhalten

Quellen: Anhang IV der Verordnung (EU) 2023/1230 - Technische Unterlagen: listet in Teil A die Bestandteile der technischen Unterlagen für Maschinen auf (vollständige Beschreibung, Risikobeurteilung, Konstruktionszeichnungen, angewandte Normen, Prüfberichte, Kopie der Betriebsanleitung) und in Teil B die Unterlagen für unvollständige Maschinen , Verordnung (EU) 2023/1230 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Juni 2023 über Maschinen (ABl. L 165 vom 29.6.2023), amtliche deutsche Fassung auf EUR-Lex: regelt das Inverkehrbringen von Maschinen, löst die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab und gilt ab dem 20. Januar 2027; enthält die Herstellerpflichten, die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen (Anhang III) und die technischen Unterlagen (Anhang IV) samt zehnjähriger Aufbewahrungspflicht

Was gehört in eine Betriebsanleitung nach Anhang III?

Was in die Betriebsanleitung gehört, regelt Anhang III in Abschnitt 1.7.4. Anhang III selbst enthält die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen für Konstruktion und Bau; die Betriebsanleitung ist dabei als Teil der Informationspflichten verankert. Sie muss den sicheren Transport, die Inbetriebnahme, den Betrieb und die Instandhaltung über den gesamten Lebenszyklus ermöglichen.

Zu den geforderten Mindestangaben zählen je nach Maschinenart Name und Anschrift des Herstellers, die Bezeichnung der Maschine, eine allgemeine Beschreibung, Angaben zur bestimmungsgemäßen Verwendung und zu vernünftigerweise vorhersehbarer Fehlanwendung, Hinweise zu Montage und Installation, zur Inbetriebnahme und Bedienung sowie zu Restrisiken und erforderlicher persönlicher Schutzausrüstung. Ergänzt werden diese um Angaben zur Instandhaltung, zu Ersatzteilen mit Sicherheitsbezug sowie um Lärm- und gegebenenfalls Vibrationsangaben.

Neu ist, dass die Betriebsanleitung erstmals in digitaler Form bereitgestellt werden darf. In der Regel muss der Hersteller dann angeben, wie die digitale Anleitung zugänglich ist, und auf Verlangen des Nutzers kostenlos eine Papierfassung nachliefern; sicherheitsrelevante Informationen sollen weiterhin verfügbar bleiben. Die Anleitung muss in einer Sprache abgefasst sein, die für die Nutzer im jeweiligen Mitgliedstaat leicht verständlich ist.

Inhalt der Betriebsanleitung regelt Anhang III, Abschnitt 1.7.4
Hersteller, Maschinenbezeichnung, bestimmungsgemäße Verwendung und vorhersehbare Fehlanwendung
Montage, Inbetriebnahme, Bedienung, Instandhaltung und Restrisiken
Digitale Betriebsanleitung erstmals erlaubt, Papierfassung auf Verlangen kostenlos
Sprache muss für die Nutzer im Mitgliedstaat leicht verständlich sein

Quellen: Anhang III der Verordnung (EU) 2023/1230 - Grundlegende Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen: beschreibt die Anforderungen an Konstruktion und Bau und enthält in Abschnitt 1.7.4 die Mindestangaben der Betriebsanleitung sowie die Vorgabe, dass diese in einer für die Nutzer leicht verständlichen Sprache abzufassen ist , IHK Regensburg für Oberpfalz/Kelheim - Die neue EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230: erläutert den Geltungsbeginn am 20. Januar 2027, die Ablösung der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, die zehnjährige Aufbewahrung der technischen Unterlagen und der EU-Konformitätserklärung sowie die erstmals zulässige digitale Betriebsanleitung

Technische Dokumentation und Konformitätserklärung im Unterschied

Technische Dokumentation und EU-Konformitätserklärung werden häufig verwechselt, erfüllen aber verschiedene Funktionen. Die technischen Unterlagen sind die umfangreiche Nachweissammlung, mit der die Konformität der Maschine belegt wird; sie bleiben beim Hersteller und werden nur den Behörden auf Verlangen vorgelegt. Die EU-Konformitätserklärung ist dagegen ein kurzes, rechtsverbindliches Dokument, mit dem der Hersteller die Übereinstimmung erklärt.

Die Konformitätserklärung benennt in der Regel den Hersteller, die Maschine, die angewandten Rechtsvorschriften und Normen sowie die unterzeichnende Person und ist der Maschine beizufügen. Erst sie und die darauf fußende CE-Kennzeichnung erlauben das Inverkehrbringen. Die technischen Unterlagen hingegen begründen inhaltlich, warum die Erklärung zutrifft, werden aber nicht mitgeliefert.

Vereinfacht gilt: Die Konformitätserklärung ist das Ergebnis, die technischen Unterlagen sind der Beleg dafür. Für unvollständige Maschinen tritt an die Stelle der Konformitätserklärung die Einbauerklärung, und statt der Betriebsanleitung wird eine Montageanleitung mitgeliefert. Beide Dokumentarten sollten konsistent sein, da Widersprüche bei einer Marktüberwachung auffallen können.

Technische Unterlagen: umfangreicher Konformitätsnachweis, bleibt beim Hersteller
EU-Konformitätserklärung: kurzes, rechtsverbindliches Dokument, liegt der Maschine bei
Erklärung plus CE-Kennzeichnung erlauben das Inverkehrbringen
Konformitätserklärung ist das Ergebnis, die Unterlagen der Beleg
Bei unvollständigen Maschinen: Einbauerklärung statt Konformitätserklärung

Wer die Dokumentation wie lange archivieren muss

Die Aufbewahrungspflicht trifft in erster Linie den Hersteller. Nach der Maschinenverordnung muss er die technischen Unterlagen und die EU-Konformitätserklärung nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme in der Regel mindestens zehn Jahre lang bereithalten und den Marktüberwachungsbehörden auf begründetes Verlangen vorlegen. Diese Frist entspricht der Dauer, über die auch eine digital bereitgestellte Betriebsanleitung online zugänglich bleiben soll.

Ist der Hersteller nicht in der EU ansässig, können die Pflichten auf einen Bevollmächtigten oder den Importeur übergehen, der die Unterlagen entsprechend vorhalten muss. Auch Händler haben Sorgfaltspflichten, etwa zu prüfen, ob die erforderlichen Dokumente und die CE-Kennzeichnung vorhanden sind. Die genaue Rollenverteilung richtet sich nach den Artikeln der Verordnung zu den Wirtschaftsakteuren.

In der Praxis empfiehlt es sich, die Dokumente strukturiert und revisionssicher zu archivieren, da sie über viele Jahre nachvollziehbar bleiben müssen. Wer die technische Dokumentation extern erstellen lässt, bleibt als Inverkehrbringer dennoch für ihre Vollständigkeit verantwortlich. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; maßgeblich ist der Verordnungstext im Einzelfall.

Hersteller muss technische Unterlagen und Konformitätserklärung in der Regel mindestens zehn Jahre aufbewahren
Frist läuft ab Inverkehrbringen oder Inbetriebnahme der Maschine
Vorlage gegenüber den Marktüberwachungsbehörden auf begründetes Verlangen
Bei Herstellern außerhalb der EU können Bevollmächtigter oder Importeur in die Pflicht treten
Verantwortung für die Vollständigkeit bleibt beim Inverkehrbringer, auch bei externer Erstellung

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur technischen Dokumentation nach der Maschinenverordnung

Ab wann gilt die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230?

Die Verordnung ist 2023 in Kraft getreten, ihre Anforderungen sind jedoch erst ab dem 20. Januar 2027 verbindlich anzuwenden. Bis dahin gilt eine Übergangsfrist, in der noch nach der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG in Verkehr gebracht werden kann. Hersteller sollten die Umstellung der Dokumentation frühzeitig vorbereiten.

Quellen: IHK Regensburg für Oberpfalz/Kelheim - Die neue EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230: erläutert den Geltungsbeginn am 20. Januar 2027, die Ablösung der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, die zehnjährige Aufbewahrung der technischen Unterlagen und der EU-Konformitätserklärung sowie die erstmals zulässige digitale Betriebsanleitung , Verordnung (EU) 2023/1230 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Juni 2023 über Maschinen (ABl. L 165 vom 29.6.2023), amtliche deutsche Fassung auf EUR-Lex: regelt das Inverkehrbringen von Maschinen, löst die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab und gilt ab dem 20. Januar 2027; enthält die Herstellerpflichten, die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen (Anhang III) und die technischen Unterlagen (Anhang IV) samt zehnjähriger Aufbewahrungspflicht

In welcher Sprache muss die Betriebsanleitung vorliegen?

Die Betriebsanleitung muss in einer Sprache abgefasst sein, die für die Nutzer im jeweiligen Mitgliedstaat leicht verständlich ist; dies legt der betreffende Mitgliedstaat fest. Für Deutschland bedeutet das in der Regel eine deutschsprachige Anleitung. Reine Instandhaltungsanweisungen für Fachpersonal dürfen je nach Regelung in einer von diesem verstandenen EU-Amtssprache vorliegen.

Darf die Betriebsanleitung rein digital bereitgestellt werden?

Die Maschinenverordnung erlaubt erstmals die digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung. In der Regel muss der Hersteller angeben, wie die digitale Fassung zugänglich ist, und auf Verlangen des Nutzers kostenlos eine Papierfassung nachliefern. Sicherheitsrelevante Informationen sollen dabei weiterhin verfügbar bleiben.

Wer ist für die technische Dokumentation verantwortlich?

Primär verantwortlich ist der Hersteller, der die technischen Unterlagen erstellt und aufbewahrt. Ist er nicht in der EU ansässig, können ein Bevollmächtigter oder der Importeur in die Pflicht treten; Händler müssen das Vorhandensein der Dokumente prüfen. Auch bei externer Erstellung bleibt der Inverkehrbringer für die Vollständigkeit verantwortlich.

Was gilt für unvollständige Maschinen?

Für unvollständige Maschinen verlangt die Verordnung statt einer Betriebsanleitung eine Montageanleitung und statt der EU-Konformitätserklärung eine Einbauerklärung. Die zugehörigen technischen Unterlagen regelt Anhang IV Teil B. Erst nach dem Zusammenbau zur vollständigen Maschine entstehen die vollen Dokumentationspflichten.

Was passiert bei fehlender oder mangelhafter Dokumentation?

Fehlende oder unvollständige Unterlagen können die Vermutung der Konformität gefährden und im Rahmen der Marktüberwachung zu Maßnahmen führen, etwa Nachforderungen, Vertriebsbeschränkungen oder Rückrufen. Die konkreten Folgen hängen vom Einzelfall und den zuständigen Behörden ab. Eine rechtsverbindliche Bewertung kann dieser Beitrag nicht leisten.