Ratgeber · aktualisiert am 09.10.2026

Ersatzteilkatalog erstellen - Formate und Prozess

Einen Ersatzteilkatalog erstellen Sie, indem Sie Teiledaten und Stücklisten aus CAD und PLM mit Bild- oder 3D-Darstellungen verknüpfen und als interaktiven Online-Katalog, als PDF oder gedruckt bereitstellen. After-Sales und Werkstatt erwarten heute meist einen interaktiven elektronischen Ersatzteilkatalog mit Explosionsdarstellungen und direkter Bestellfunktion; in Luft- und Raumfahrt sowie Verteidigung geben Standards wie S1000D und ATA iSpec 2200 die Struktur vor. Dauerhaft pflegen lässt sich der Katalog in der Regel nur über eine Anbindung an ERP (etwa SAP) und PLM (etwa Windchill).

Welche Formate Werkstatt und After-Sales heute erwarten

Ein Ersatzteilkatalog soll Service, Werkstatt, Händler und Endkunden ermöglichen, das richtige Teil schnell und fehlerfrei zu identifizieren und zu bestellen. Gefragt ist heute in der Regel ein interaktiver elektronischer Ersatzteilkatalog (EPC): eine im Browser oder mobil nutzbare Anwendung mit Explosionsdarstellungen, anklickbaren Positionen (Hotspots), Teilelisten mit Sachnummern und einer direkten Warenkorb- oder Anfragefunktion. Der klassische gedruckte Katalog und die reine PDF-Ausgabe bleiben als Beleg- und Offline-Format bestehen, verlieren im laufenden Service aber an Bedeutung.

Je nach Zielgruppe werden unterschiedliche Ausgabeformate kombiniert: ein webbasierter 3D-Katalog (HTML5/WebGL) für interaktive Navigation, ein 3D-PDF für die Weitergabe ohne Spezialsoftware sowie strukturierte Daten für die Integration in Shop-, CRM- oder ERP-Systeme. Entscheidend ist weniger das einzelne Dateiformat als die durchgängige Verknüpfung von Darstellung, Sachnummer und Verfügbarkeit, damit aus der Abbildung unmittelbar eine Bestellung werden kann.

In regulierten Branchen gelten zusätzlich Publikationsstandards. Für Luft- und Raumfahrt sowie Verteidigung strukturiert die internationale Spezifikation S1000D die illustrierten Ersatzteildaten, in der zivilen Luftfahrt ist ATA iSpec 2200 verbreitet. Im allgemeinen Maschinen- und Anlagenbau sind solche Standards meist nicht vorgeschrieben; hier bestimmen die Erwartungen von After-Sales und Händlernetz das Format. Dieser Beitrag beschreibt gängige Praxis und ersetzt keine Einzelfallberatung.

Interaktiver elektronischer Ersatzteilkatalog (EPC) mit Explosionsdarstellung, Hotspots und Bestellfunktion
Ausgaben kombinierbar: Web-3D (HTML5/WebGL), 3D-PDF, gedruckter Katalog
Kern ist die Verknüpfung von Darstellung, Sachnummer und Verfügbarkeit
Regulierte Branchen: S1000D sowie ATA iSpec 2200 in der Luftfahrt
Allgemeiner Maschinenbau: meist kein Pflichtstandard, After-Sales gibt Format vor

Quellen: S1000D - International Specification for Technical Publications, Airlines for America (A4A) Publications: S1000D ist eine international gepflegte Spezifikation (ASD, AIA, ATA e-Business Program) für technische Publikationen; aktuelle Fassung Issue 6, enthält Illustrated Parts Data als Datenmodule und dient als Basis illustrierter Ersatzteilkataloge in Luft- und Raumfahrt sowie Verteidigung , iSpec 2200 - Information Standards for Aviation Maintenance, Revision 2025.1, Airlines for America (A4A) Publications: globaler Standard für Inhalt, Struktur und elektronischen Austausch von Instandhaltungs- und Konstruktionsinformationen der zivilen Luftfahrt, inklusive branchenweiter Nummerierung von Luftfahrzeugsystemen

S1000D und ATA iSpec 2200: Standards für technische Publikationen

S1000D ist eine internationale Spezifikation für die Erstellung technischer Publikationen. Sie wird gemeinsam von der AeroSpace and Defence Industries Association of Europe (ASD), der Aerospace Industries Association (AIA) und dem ATA e-Business Program gepflegt und stammt ursprünglich aus der Militärluftfahrt; genutzt wird sie heute in Verteidigung, ziviler und militärischer Luft- und Raumfahrt sowie zunehmend in weiteren Bereichen. Die aktuell gültige Fassung ist Issue 6, veröffentlicht im Rahmen des S-Series-Block-Release im April 2021; ältere Issues werden nicht automatisch abgelöst, sodass Verträge gezielt eine bestimmte Ausgabe fordern können.

Für Ersatzteilkataloge ist die illustrierte Ersatzteildatenstruktur (Illustrated Parts Data) relevant: In S1000D werden Inhalte als Datenmodule in einer gemeinsamen Quelldatenbank (Common Source Data Base) geführt, aus denen sich ein illustrierter Ersatzteilkatalog erzeugen lässt. Die Bereitstellung der zugrunde liegenden Teiledaten regelt oft die ergänzende Spezifikation S2000M (Erstbevorratung), während S1000D die Produktion und Darstellung des Katalogs in verschiedenen Medien beschreibt.

In der zivilen Luftfahrt ist daneben ATA iSpec 2200 (Information Standards for Aviation Maintenance) verbreitet, aktuell in der Revision 2025.1. Der Standard legt Inhalt, Struktur und elektronischen Austausch von Instandhaltungs- und Konstruktionsinformationen fest, einschließlich der branchenweiten Nummerierung von Luftfahrzeugsystemen. Für neue Programme wechseln viele Hersteller auf S1000D, während ein großer Bestand weiterhin nach ATA iSpec 2200 dokumentiert ist. Ob und welcher Standard anzuwenden ist, hängt von Branche, Kunde und Vertrag ab.

S1000D: internationale Spezifikation, gepflegt von ASD, AIA und ATA e-Business Program
Aktuell Issue 6 (S-Series-Block-Release April 2021); ältere Issues bleiben vertraglich nutzbar
Illustrated Parts Data als Datenmodule in der Common Source Data Base; Teiledaten oft aus S2000M
ATA iSpec 2200 (Revision 2025.1): Standard für Instandhaltungsinformationen der zivilen Luftfahrt
Im allgemeinen Maschinenbau in der Regel keine Pflicht, aber als Strukturvorlage nutzbar

Wie 3D-Explosionsdarstellungen aus CAD-Modellen abgeleitet werden

Die 3D-Darstellungen eines interaktiven Ersatzteilkatalogs entstehen in der Regel nicht neu, sondern werden aus vorhandenen CAD-Modellen abgeleitet. Ausgangspunkt sind die nativen Konstruktionsdaten aus Systemen wie CATIA (Dassault Systèmes) oder Creo (PTC) samt ihrer Baugruppenstruktur. Statt die schweren Konstruktionsmodelle direkt zu verwenden, kommen für die Publikation leichtgewichtige Visualisierungsformate zum Einsatz: 3DXML als XML-basiertes Format aus der Dassault-Welt und JT, das als ISO 14306 international genormt ist (aktueller Teil ISO 14306-3:2025). Für den neutralen, langfristigen Austausch dient zusätzlich STEP (ISO 10303).

Im Autorenwerkzeug wird das Modell importiert und für den Service aufbereitet: Baugruppen werden zu Explosionsdarstellungen auseinandergezogen, Positionsnummern (Callouts) und anklickbare Hotspots gesetzt und mit den Einträgen der Stückliste verknüpft. Moderne Werkzeuge können Explosionsansichten teilautomatisiert aus der Baugruppenstruktur erzeugen, was den Aufwand gegenüber manueller Illustration deutlich senken kann. Die Verknüpfung von Grafikposition und Sachnummer ist der entscheidende Schritt, damit aus dem Bild eine bestellbare Teileliste wird.

Am Ende steht die Publikation in das gewünschte Zielformat: ein interaktiver Online-Katalog auf HTML5/WebGL-Basis, ein 3D-PDF für die Weitergabe oder, in regulierten Branchen, eine S1000D-konforme Ausgabe. Weil die Darstellungen an die CAD-Quelle gekoppelt bleiben, lassen sich Änderungen am Produkt bei entsprechend eingerichtetem Prozess mit vertretbarem Aufwand in den Katalog zurücknehmen.

Quelle sind native CAD-Baugruppen aus CATIA, Creo und vergleichbaren Systemen
Publish-Formate: 3DXML (Dassault) und JT (ISO 14306, aktuell ISO 14306-3:2025); neutral STEP (ISO 10303)
Autorenschritt: Explosion erzeugen, Hotspots und Positionsnummern setzen, mit Stückliste verknüpfen
Explosionsansichten lassen sich aus der Baugruppenstruktur teilautomatisiert ableiten
Publikation als Web-3D (HTML5/WebGL), 3D-PDF oder S1000D-konforme Ausgabe

Quellen: ISO 14306-3:2025, Industrial automation systems and integration - JT file format specification for 3D visualization, iso.org: normt das JT-Format für die leichtgewichtige 3D-Visualisierung und Abfrage von Geometrie und Produktinformationen, die aus CAD-Systemen abgeleitet werden , Cortona3D RapidCatalog / RapidAuthor, cortona3d.com: Autorenwerkzeug zur Erstellung illustrierter interaktiver 3D-Ersatzteilkataloge aus vorhandenen CAD-Daten; erzeugt Explosionsansichten automatisch, verknüpft 3D-Modelle und 2D-Hotspots mit Stücklisteneinträgen, unterstützt S1000D-konforme Vorlagen und das Absetzen von Teileanfragen

Welche Software welche Anforderung abdeckt: Cortona3D, Quanos, Docufy

Der Markt gliedert sich grob in drei Werkzeugklassen, die sich sinnvoll kombinieren lassen. Erstens 3D-Autorensysteme, die interaktive Darstellungen direkt aus CAD-Daten erzeugen. Cortona3D bietet mit RapidAuthor eine Autoren-Suite und mit der Komponente RapidCatalog ein Werkzeug für illustrierte 3D-Ersatzteilkataloge; es nutzt vorhandene CAD-Daten, kann Explosionsansichten automatisch erzeugen, 3D-Modelle und 2D-Hotspots mit Stücklisteneinträgen verknüpfen und unterstützt S1000D-konforme Vorlagen sowie das direkte Absetzen von Teileanfragen an angebundene Bestellsysteme.

Zweitens Plattformen für Serviceinformationen und elektronische Ersatzteilkataloge. Quanos SIS.one ist ein Serviceinformationssystem, das servicerelevante Daten zusammenführt und als Ersatzteilkatalog bereitstellt, wahlweise auch über cloudbasierte Bausteine. Docufy stellt mit door2parts einen interaktiven Ersatzteilkatalog bereit, der 2D-Explosionszeichnungen und 3D-Modelle nutzt, die Teileidentifikation beschleunigt und sich mit CRM- und ERP-Systemen verbinden lässt.

Drittens Redaktionssysteme (Component Content Management, CCMS) für die technische Dokumentation, die Inhalte modular pflegen und mehrsprachig publizieren. Hierzu zählen Quanos SCHEMA ST4 und Docufy COSIMA. In der Praxis wird häufig kombiniert: ein CCMS für Texte und Anleitungen, ein EPC- oder Serviceportal für den Katalog und ein 3D-Autorenwerkzeug für die Darstellungen. Weitere Anbieter wie Cideon oder PROSTEP adressieren den CAD-nahen Teil der Katalogerzeugung. Welche Kombination passt, hängt von Datenlage, Branche und Servicestrategie ab; Produktnamen und Funktionsumfang sollten vor einer Auswahl aktuell geprüft werden.

3D-Autorensystem: Cortona3D RapidAuthor/RapidCatalog, erzeugt interaktive Kataloge aus CAD, S1000D-fähig
Serviceinformationssystem/EPC: Quanos SIS.one, Docufy door2parts mit 2D-Explosion und 3D sowie ERP-/CRM-Anbindung
Redaktionssystem (CCMS): Quanos SCHEMA ST4, Docufy COSIMA für modulare, mehrsprachige Dokumentation
Häufige Praxis: CCMS plus EPC-Portal plus 3D-Autorenwerkzeug kombiniert
CAD-nahe Ergänzung durch Anbieter wie Cideon oder PROSTEP; Auswahl je nach Datenlage und Branche

Quellen: Cortona3D RapidCatalog / RapidAuthor, cortona3d.com: Autorenwerkzeug zur Erstellung illustrierter interaktiver 3D-Ersatzteilkataloge aus vorhandenen CAD-Daten; erzeugt Explosionsansichten automatisch, verknüpft 3D-Modelle und 2D-Hotspots mit Stücklisteneinträgen, unterstützt S1000D-konforme Vorlagen und das Absetzen von Teileanfragen , Quanos Products (SIS.one und SCHEMA ST4), quanos.com: SIS.one ist ein Serviceinformationssystem für Ersatzteilkataloge, das servicerelevante Daten zusammenführt; SCHEMA ST4 ist ein Component-Content-Management-System (CCMS) für die Erstellung und Verwaltung technischer Dokumentation , Docufy - door2parts, der interaktive Ersatzteilkatalog, docufy.de: nutzt 2D-Explosionszeichnungen und 3D-Modelle zur schnellen Teileidentifikation, unterstützt die direkte Bestellung und lässt sich mit CRM- und ERP-Systemen verbinden; ergänzende Produkte sind das CCMS COSIMA und TechPub Studio

Wie die Anbindung an ERP und PLM funktioniert: SAP und Windchill

Ein Ersatzteilkatalog ist nur so gut wie seine Daten. Die Strukturen stammen aus dem PLM-System, etwa PTC Windchill, das die Teiledaten und Stücklisten führt. Dabei wird oft zwischen der Konstruktionsstückliste (EBOM) und der servicegerechten Stückliste (SBOM) unterschieden: Für den Katalog zählt die Sicht des Service, also welche Teile tatsächlich als Ersatzteil geführt, verbaut und bestellbar sind. Kaufmännische Informationen wie Materialstammdaten, Preise und Verfügbarkeiten liegen dagegen im ERP-System, typischerweise SAP.

Die Verbindung stellen PLM-Konnektoren und Integrationslösungen her, die beide Welten synchron halten. Entsteht im PLM ein neues Teil, kann es an das ERP übergeben werden; umgekehrt liefert das ERP die zugehörigen Stammdaten zurück. Dokumente aus Windchill lassen sich als SAP-Dokumentinfosatz mit dem Materialstamm verknüpfen, und die Stückliste kann je nach Bedarf aus der CAD-Baugruppen- oder der Teilestruktur abgeleitet werden. So bleibt der Katalog an eine gepflegte Datenquelle gekoppelt, statt auf manuell kopierten Listen zu beruhen.

Für den Betrieb bedeutet das: Die Katalogsoftware zieht Stückliste und Sachnummern aus dem PLM und reichert sie mit Preis und Verfügbarkeit aus dem ERP an, idealerweise über eine laufende Kopplung statt einmaliger Importe. Umfang und Richtung der Synchronisation hängen von den eingesetzten Systemen und der gewählten Integrationslösung ab; eine saubere, konsistente Datenbasis in PLM und ERP ist die Voraussetzung dafür, dass der Katalog dauerhaft aktuell bleibt.

PLM (etwa Windchill) liefert Teiledaten und Stücklisten; Unterscheidung EBOM und servicegerechte SBOM
ERP (etwa SAP) führt Materialstamm, Preise und Verfügbarkeiten
PLM-Konnektoren synchronisieren beide Systeme; neue Teile und Stammdaten laufen bidirektional
Windchill-Dokumente als SAP-Dokumentinfosatz am Materialstamm; Stückliste aus CAD- oder Teilestruktur ableitbar
Laufende Kopplung statt Einmalimport hält den Katalog aktuell; Voraussetzung ist eine konsistente Datenbasis

Quellen: CoreFACE for Windchill (innoface) auf sap.com: beschreibt die Integration von PTC Windchill PLM mit SAP ERP als durchgängige Kopplung - Materialstammdaten, Stücklisten und Dokumente (als SAP-Dokumentinfosatz am Materialstamm) werden synchron gehalten; die Stückliste wird aus der CAD-Baugruppen- oder Teilestruktur abgeleitet , Quanos Products (SIS.one und SCHEMA ST4), quanos.com: SIS.one ist ein Serviceinformationssystem für Ersatzteilkataloge, das servicerelevante Daten zusammenführt; SCHEMA ST4 ist ein Component-Content-Management-System (CCMS) für die Erstellung und Verwaltung technischer Dokumentation

Häufige Fragen

Häufige Fragen zum Erstellen eines Ersatzteilkatalogs

Was kostet die Erstellung eines Ersatzteilkatalogs?

Pauschale Preise lassen sich nicht nennen. Der Aufwand hängt von Produktkomplexität, Zahl der Baugruppen und Teile, der Qualität der vorhandenen CAD- und Stücklistendaten, dem gewünschten Format (gedruckt, PDF, interaktiver 3D-Katalog), der Zahl der Sprachen sowie dem Grad der ERP- und PLM-Anbindung ab. Für ein belastbares Angebot sind diese Angaben erforderlich.

Quellen: Docufy - door2parts, der interaktive Ersatzteilkatalog, docufy.de: nutzt 2D-Explosionszeichnungen und 3D-Modelle zur schnellen Teileidentifikation, unterstützt die direkte Bestellung und lässt sich mit CRM- und ERP-Systemen verbinden; ergänzende Produkte sind das CCMS COSIMA und TechPub Studio , Cortona3D RapidCatalog / RapidAuthor, cortona3d.com: Autorenwerkzeug zur Erstellung illustrierter interaktiver 3D-Ersatzteilkataloge aus vorhandenen CAD-Daten; erzeugt Explosionsansichten automatisch, verknüpft 3D-Modelle und 2D-Hotspots mit Stücklisteneinträgen, unterstützt S1000D-konforme Vorlagen und das Absetzen von Teileanfragen

Worin unterscheidet sich ein PDF-Katalog von einem interaktiven Ersatzteilkatalog?

Ein PDF- oder Druckkatalog ist statisch: Er zeigt feste Abbildungen und Listen und muss zur Aktualisierung neu erzeugt werden. Ein interaktiver Ersatzteilkatalog erlaubt Navigation über 2D- oder 3D-Explosionen, anklickbare Hotspots, Suche nach Sachnummer und direkte Bestellung; er kann an ERP und PLM gekoppelt und dadurch laufend aktuell gehalten werden.

Braucht ein Maschinenbauer zwingend S1000D?

In der Regel nicht. S1000D ist vor allem in Verteidigung sowie Luft- und Raumfahrt verbreitet und wird dort häufig vertraglich gefordert. Im allgemeinen Maschinen- und Anlagenbau genügt meist ein elektronischer Ersatzteilkatalog ohne diesen Standard. Ob S1000D oder in der Luftfahrt ATA iSpec 2200 verlangt ist, hängt von Branche, Kunde und Vertrag ab.

Welche Daten werden für einen Ersatzteilkatalog benötigt?

Grundlage sind CAD-Modelle oder vorhandene Zeichnungen, eine strukturierte Stückliste mit eindeutigen Sachnummern sowie ergänzende Informationen aus dem ERP wie Materialstamm, Preis und Verfügbarkeit. Je sauberer und konsistenter diese Daten in PLM und ERP gepflegt sind, desto geringer ist der Aufwand für Erstellung und spätere Pflege.

Quellen: CoreFACE for Windchill (innoface) auf sap.com: beschreibt die Integration von PTC Windchill PLM mit SAP ERP als durchgängige Kopplung - Materialstammdaten, Stücklisten und Dokumente (als SAP-Dokumentinfosatz am Materialstamm) werden synchron gehalten; die Stückliste wird aus der CAD-Baugruppen- oder Teilestruktur abgeleitet , Cortona3D RapidCatalog / RapidAuthor, cortona3d.com: Autorenwerkzeug zur Erstellung illustrierter interaktiver 3D-Ersatzteilkataloge aus vorhandenen CAD-Daten; erzeugt Explosionsansichten automatisch, verknüpft 3D-Modelle und 2D-Hotspots mit Stücklisteneinträgen, unterstützt S1000D-konforme Vorlagen und das Absetzen von Teileanfragen

Lassen sich bestehende 2D-Zeichnungen statt 3D-Modelle verwenden?

Ja. Ein interaktiver Katalog lässt sich auch auf Basis vorhandener 2D-Explosionszeichnungen aufbauen, indem Positionsnummern als Hotspots hinterlegt und mit der Teileliste verknüpft werden. 3D-Modelle bieten zusätzlichen Komfort bei der Navigation, sind aber nicht in jedem Fall zwingend. Die Wahl hängt von vorhandenen Daten und Zielgruppe ab.

Wie bleibt ein Ersatzteilkatalog nach dem Erstellen aktuell?

Dauerhaft aktuell bleibt der Katalog vor allem über die Anbindung an die führenden Systeme: Teiledaten und Stücklisten aus dem PLM, Preise und Verfügbarkeiten aus dem ERP. Eine laufende Synchronisation ist belastbarer als einmalige Importe. Änderungskonstruktionen sollten über einen definierten Prozess in die Explosionsdarstellungen und Teilelisten zurückgespielt werden.